أولا: تجهيز النظام بالمتغيرات التي على اساسها يمكن ضبط ومتابعة حرة الشيكات والمتمثلة في النقاط التالية:
1- انواع الفئات المعمول بها لدا البنك (1-5-10-20-50-100 الخ).
2- تحديد سقف الإرسالية (الأعلى والأدنى) للفروع والوكالات.
3- تحديد سقف الإرسالية (الأعلى والأدنى) للفئات، للفروع والوكالات.
4- تحديد سقف الإرسالية (الأعلى والأدنى) بين الفروع والوكالات.
5- تحديد سقف الصرف (الأعلى والأدنى) للعملاء.
6- تحديد نسبة النقدي والشيك أثناء بيع الشيك السياحي للعملاء.
ثانيا: تغدية المخزن الرئيسي للشيكات السياحية بالمعلومات التالية حيث يتم تعبئة المخزن الرئيسي من خلال امر توريد.
1- رقم امر التوريد.
2- نوع الفئة.
3- الكمية.
4- تاريخ التوريد.
5- بداية الرقم التسلسلي للشيكات.
6- نهاية الرقم التسلسلي للشيكات.
7- الحد الأدنى للمخزون.
ثالثا: تزويد الفروع والوكالات بالشيكات السياحية على النحو التالي: –
1- يتم تعبئة نموذج على المنظومة من قبل الفرع وذلك لغرض طلب شيكات ويظهر بالمخازن على النحو التالي: –
a- الفرع او الوكالة المعدة للطلب.
b- تاريخ الطلب.
c- قيمة الشيك (الفئة).
d- العدد المطلوب.
2- في حالة توافر الكميات المطلوبة يتم تزويد الفرع او الوكالة صاحبة الطلب بالكميات المطلوبة او تقوم ادارة المصرف بتعديل الكمية وفق سياسة المصرف.
3- ترحل القيمة التي تمت الموافقة عليها للمخزن الفرعي التابع للفرع او الوكالة وعلى النحو التالي:
- تاريخ التوريد.
- الفئة.
- العدد.
- بدية الرقم التسلسلي للفئة.
- نهاية الرقم التسلسلي للفئة.
رابعاً: صرف الشيكات للعملاء.
زبائن المصرف الذين لديهم حساب حيث يتم استكمال بيانات العميل من خلال قواعد البيانات بالمصرف.
- الاسم.
- رقم الحساب.
- القيمة.
- التوقيع.
يتم صرف الشيكات السياحية لغير زبائن المصرف من خلال فروع ووكالات المصرف بنموذج معد مسبقاً من قبل المصرف حيث يتم تعبئة النموذج بالبيانات التالية-:
1- اسم العميل.
2- الرقم الوطني.
3- رقم الهاتف.
4- العنوان.
5- الفئات المطلوبة.
6- طريقة الدفع (استقطاع من الرصيد – نقدي – شيك مصدق (من مصرف آخر)).
7- في حالة شيك مصدق يتم تزويد النظام باسم المصرف الصادر للشيك وبياناته.
بعد الموافقة على طلب الشراء يتم صرف الفئات المطلوبة للعميل (في حالة توفرها).
يتم تسجيل هذه الشيكات بأرقامها التسلسلية في النظام مرفقة باسم الشخص حتى يتسنى للمصرف متابعة الدورة المستندية لهذا الشيك.
8- تقوم المنظومة بإصدار نموذج صرف خاص بالشيكات يسلم مع الشيكات للعميل مبين فيه تاريخ الشراء والفئات والقيم والإجمالي ويعد بمثابة نموذج ملكية للشيكات.
خامسا: إيداع الشيكات السياحية في حساب العميل من خلال فروع ووكالات المصرف وتتم هذه العملية بواسطة حضور العميل الحامل للشيك وإيداعه في حسابه الشخصي او حساب آخر تابع للمصرف. ويتم قبول الشيك في حالة عدم وجود أي بلاغ عليه (ضياع – سرقة). كما يجب مراعاة ان يكون هذا الشيك قد تم إصداره فعلياً من المصرف من خلال النظام.
سادسا: ترجيع الشيكات المستعملة بعد استكمال دورتها المستندية من الفروع والوكالات إلى المخزن الرئيسي.
سابعا: إجراءات أخرى وتتمثل في النقاط التالية:
1- التبليغ عن ضياع شيك.
2- التبليغ عن سرقة شيك.
3- الشيكات التالفة.
ثامنا: طلب وصرف الشيكات بين فروع ووكالات البنك حيث يمكن النظام الفروع من طلب شيكات من فروع وكالات أخرى من نفس المصرف.
تاسعا: الاستفسارات والتقارير حيث توفر المنظومة العديد من الاستفسارات والتقارير التي من شأنها ان تعطى إحصائيات وقراءات للجهات المسؤولة ونذكر منها:
1- متابعة المخزن الرئيسي والفرعي وإجراء جرد لحظي بالكميات الموجودة بالمخازن.
2- التنبيه عن الفئات التي تقارب على نفاذ كميتها.
3- متابعة الشيكات المصروفة.
4- متابعة حركة الصرف والايداع.
5- احصائيات بالفئات الاكثر طلبا من قبل الزبائن.
6- حصر الشيكات التالفة والضائعة والمسروقة.
7- حركة الشيكات وفق كل فرع ووكالة.
8- حركة الشيكات بين فروع المصرف.
9- حركة توزيع الشيكات من المخزن الرئيسي الى المخازن الفرعية.
10- والعديد من التقارير والاستفسارات الاخرى.
